Klachtenreglement
De VandenEnde Foundation streeft naar een goede, heldere en plezierige relatie met zijn aanvragers en staat daarom open voor ideeën, opmerkingen, wensen en klachten.
Indien u vragen heeft over de besluitvorming of behandeling van uw (beurs)aanvraag, dan kunt u die het beste stellen aan de medewerker die uw aanvraag behandelt. Die probeert uw vraag dan zo goed mogelijk te beantwoorden.
Indien u geen vraag heeft maar een klacht dan kunt u dit tevens kenbaar maken. In dat geval geldt dit klachtenreglement. Dit reglement heeft tot doel de kwaliteit van onze dienstverlening verder te bevorderen en te zorgen dat de VandenEnde Foundation zorgvuldig omgaat met uw klacht.
Wanneer kunt u een klacht indienen?
Een klacht kan gaan over de manier waarop de Foundation u heeft behandeld in verband met een (beurs)aanvraag of over de manier hoe de Foundation zich jegens u heeft gedragen. De klacht kan niet gaan over de inhoud van het besluit om de bijdrage al dan niet toe te kennen.
Indien een besluit, handeling of gedraging meer dan een half jaar voor het indienen van de klacht heeft plaatsgevonden dan kan uw klacht niet in behandeling worden genomen. Hetzelfde geldt wanneer over hetzelfde onderwerp al eerder een klacht is ingediend die is afgehandeld.
Hoe dien ik een klacht in?
Als aanvrager van een bijdrage kunt u per post of per e-mail een schriftelijke klacht indienen. Deze klacht kan gaan over de manier waarop het fonds u in verband met uw aanvraag heeft behandeld of zich heeft gedragen. De klacht kan niet gaan over de inhoud van het besluit om de bijdrage al dan niet toe te kennen.
Uw klacht moet deze in elk geval de volgende informatie bevatten …
- Naam, adres, e-mail adres en telefoonnummer van de persoon die de klacht indient of namens wie de klacht wordt ingediend;
- Omschrijving van de behandeling of gedraging waarover u een klacht heeft;
- De feitelijke klacht.
Hoe wordt uw klacht behandeld?
De VandenEnde Foundation bevestigt binnen 10 werkdagen de ontvangst van uw klacht per e-mail en geeft daarbij meteen informatie over de manier waarop uw klacht wordt behandeld. De directeur van de VandenEnde Foundation wordt op de hoogte gebracht van uw klacht.
De VandenEnde Foundation streeft ernaar uw klacht zo snel mogelijk af te handelen. U krijgt binnen uiterlijk 4 weken na ontvangst een officiële schriftelijke gemotiveerde reactie, ondertekend door de directeur van de VandenEnde Foundation.
In onze reactie gaat het om …
- Wat de reden is van het handelen dat aan de klacht ten grondslag ligt;
- Hoe een eventuele fout hersteld kan worden;
- Duidelijke informatie over een bepaald onderwerp.
U kunt tegen de reactie op uw klacht niet in beroep gaan. Onder bijzondere omstandigheden wordt de reactietermijn met vier weken verlengd. In dat geval wordt u daarvan op de hoogte gebracht.
Contactgegevens
U kunt uw klacht alleen schriftelijk indienen en richten aan:
VandenEnde Foundation
t.a.v. de directie
Postbus 75461
1070 AL Amsterdam
E-mail: info@vdef.nl, onder vermelding van ‘klacht’